Qualquer documento elaborado para justificar um trabalho precisa de três elementos fundamentais: objetividade, clareza e correção.

Objetividade porque, nos dias de hoje, ninguém quer perder tempo, muito menos ser enrolado. Quanto mais objetivo for o seu texto, maiores são as chances de seu documento ser entendido e aprovado. Ser mais detalhado é algo comum nos relatórios, principalmente em laudos técnicos que necessitam de justificativas mais formais, com citações de normas – ainda mais no caso de clientes totalmente leigos. Mas, mesmo assim, o detalhamento deve vir adequado aos objetivos do documento, nada de ‘divagação’ ou ‘enchimento de linguiça’, ok?

A clareza vem na mesma mão da objetividade. Você sabe do que o cliente precisa. Então, diga! Se ele te contratou é porque não sabe e se sabe precisa ter certeza. Então, seja claro em seu documento e as chances de sucesso aumentam.

E, por fim, a correção. Ah! Cheguei à minha praia! Escrever errado NÃO é normal em se tratando de profissionais da área de exatas, ok? Ouço essa desculpa há muito tempo. Coisas do tipo: ‘Estudei engenharia, porque detesto português’. ‘Eu mexo com números e não com letras’. Ou ainda: ‘Se o cliente entendeu, está tudo certo’! Uma pinóia que está certo! (Pinoia, segundo o dicionário formal da Língua Portuguesa significa: Coisa ruim; qualquer coisa; coisa negativa; de baixo valor ou necessidade; porcaria; mentira.) E depois do acordo ortográfico (que todos sabem que eu abomino) parece que a palavra perdeu o acento também.

Mas, vamos lá, nada de divagações! Os exemplos que dei acima já usei ao contrário e vou fazer uma ‘mea-culpa’, pois sei que ‘marido’, que é engenheiro, vai ler o texto. Já falei coisas do tipo: ‘Odeio matemática, por isso estudei Letras e Jornalismo’. ‘Não gosto de números, prefiro as letras’. Pode rir, eu já falei mesmo, mas estava errada. Mesmo não gostando de matemática, ela é tão importante quanto as letras em nosso dia a dia, em nossa vida e em qualquer profissão, seja ela ‘exatas’ ou ‘humanas’.

Assim, achar que ‘pequenos deslizes’ de concordância ou de grafia errada são aceitáveis, eu digo e repito que não são!

A sua credibilidade como profissional será selada em um pedaço de papel (ou um e-mail ou um documento digital), não importa, a máxima é a mesma: tão importante quanto a clareza e a objetividade, a correção faz com que seu documento passe exatamente a imagem do profissional que você é.

Você deve pensar: Ah, mas são errinhos bobos que, certamente meu cliente nem vai perceber ou nem saiba a forma correta. Ok, concordo! Mas você quer mesmo arriscar? Com tantas facilidades disponíveis atualmente para correção de textos?

Pense nisso e lembre-se sempre que sua credibilidade pode ter demorado em ser construída, mas uma vírgula errada pode colocar tudo ‘por água abaixo’.

Vamos aos exemplos:

Em um relatório técnico é preciso que você planeje uma sequência lógica de informações, veja o sumário abaixo, retirado de um excelente relatório técnico:

sumario

Em ‘Objetivo’, o profissional escreveu de maneira sucinta – em um parágrafo, qual o trabalho que será realizado:

Este documento tem como objetivo avaliar a entrada de energia (medição), quadros de distribuição, comando, proteção e instalação elétrica existentes na edificação que abriga a NOME DA EMPRESA, com base na Norma de Instalação Elétrica de Baixa Tensão ABNT NBR 5410/04, versão atual em vigor e indicar os pontos conformes e não conformes, apontando as providências a serem tomadas.

Na sequência, foi colocada a ‘Localização’ do cliente citando o endereço, além de outros detalhes como o tempo de vida do imóvel e outras características que o profissional julgue necessário.

A ‘Introdução’ é parte fundamental do documento. Nela, o profissional vai informar ao cliente a importância da realização do trabalho, citando normas, dados e estatísticas que colocarão o cliente dentro do contexto do trabalho que será realizado.

A seguir, o profissional inicia a informação dos setores ou locais que serão avaliados, mostrando os problemas – de preferência documentando com fotos, e citando em cada um deles qual a providência necessária com citação da norma correspondente. É interessante destacar por cores: o problema e a solução apresentada, assim fica claro para o cliente. Lembrem-se da clareza.

Ao final, é importante concluir o documento e trazer as recomendações necessárias e, também, qual a urgência de cada uma delas. Importante também é a identificação do profissional com seu registro profissional.

Este modelo de relatório técnico é bem simples. A complexidade do documento se relaciona diretamente com a complexidade do trabalho a ser realizado.

Um Laudo técnico, por exemplo, pode ser feito apenas no formato de um relatório ou, dependendo do caso, é possível que seja necessário um laudo jurídico, em conjunto, que será usado como base para uma disputa jurídica, com uma linguagem mais formal usada na área jurídica. Outra dica importante é a linguagem. Você pode usar uma linguagem mais técnica se sabe que seu cliente possui o conhecimento adequado, ou partir para uma linguagem mais simples e clara, se sabe que seu cliente não é da área e pode não entender termos técnicos.

A importância deste tema me fez pensar em compilar essas informações na forma de um livro, assim este artigo é apenas uma introdução do detalhamento que farei de cada um dos itens apresentados e que será lançado em breve!

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